6 consigli per migliorare la tua attività di Wedding Planning

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Che tu sia già un Wedding Planner o che abbia appena iniziato, è importante tenere a mente quelle azioni ed elementi che ti aiuteranno a portare la tua attività al livello successivo.

Sappiamo che ritagliarsi una nicchia in questo settore non è un compito facile, perché c’è sempre più concorrenza. Pertanto, è fondamentale differenziarsi, sapere come essere produttivi e concentrarsi su ciò che è importante e sapere quali elementi ti faranno andare avanti con il tuo progetto.

In questo articolo voglio condividere con te 6 consigli chiave per l’attività di wedding planner, che ti aiuteranno a posizionarti nel settore (soprattutto nel mondo digitale, canale principale al giorno d’oggi per farti conoscere), e di conseguenza riempire l’agenda ogni stagione con clienti sempre migliori.

Prendi nota di tutto!

1. Digitalizza i tuoi processi aziendali e diventa più efficiente

Oggi ci sono molti strumenti digitali che ti aiuteranno a gestire le diverse aree della tua attività.

La verità è che sono essenziali per poter lavorare in modo produttivo e concentrarsi su ciò che è più importante. Di seguito troverete una lista dei principali.

Google Drive: indispensabile per salvare tutti i tuoi documenti nel cloud, organizzarli per cartelle e poterli condividere in ogni momento con i tuoi clienti e con il resto del team.

Trello/Asana: due piattaforme di organizzazione molto intuitive e facili da usare, che ti aiuteranno a definire esattamente quali compiti svolgere in ogni momento di ogni progetto. Ti aiuteranno anche a sapere come si sta evolvendo il progetto e a dividere i compiti tra il tuo team e i fornitori.

Toggl: molto utile per conoscere il tempo esatto che dedichi a ciascuna attività. Calcola il tuo tempo in modo da poter trarre conclusioni sul fatto che alcune attività richiedono molto più tempo del previsto e quindi regolare la loro esecuzione.

Slack: è uno strumento altamente raccomandato per comunicare con il tuo team e i tuoi collaboratori, sia che lavori di persona o da remoto. Sarebbe il WhatsApp delle aziende, per così dire. Inoltre, può essere collegato con le suddette applicazioni come Asana, Trello o Google Drive, il che semplifica la condivisione delle informazioni.

Queste sono solo alcune app, ma ti consigliamo anche di dare un’occhiata ad altre come Calendly, Loom, Canva e Hello Sign. Sono ideali per organizzare la tua agenda, registrare brevi video esplicativi sul tuo computer, modificare immagini e documenti e firmare contratti digitalmente.

Su YouTube troverai molti tutorial dove potrai vederli in azione e decidere se ti si addicono alle tue esigenze o meno. Dai uno sguardo!

2. Definisci il tipo di clienti che desideri per la tua attività

Sappiamo che questo punto spesso non viene preso in considerazione, soprattutto all’inizio dell’attività, poiché di solito la priorità è iniziare ad avere progetti per acquisire esperienza.

Tuttavia, arriva il momento in cui è necessario fermarsi a riflettere e vedere se i clienti che vengono da te sono davvero quelli con cui vuoi lavorare.

Per fare questo, è fondamentale porsi alcune domande chiave che ti aiuteranno a conoscere meglio il tipo di coppie che vuoi attrarre. E non dimenticare di raccogliere tutte queste informazioni da qualche parte, come un documento di Word. 

Ecco alcune idee di domande:

  • Dove abita la coppia?
  • Cosa fai?
  • Che tipo di classe sociale hanno: alta, medio-alta, media o bassa
  • Hai molto tempo libero o è piuttosto scarso?
  • Quali sono i tuoi hobby?
  • Quale budget medio dedichi al matrimonio?
  • Quali sono le preoccupazioni degli sposi per il matrimonio? Quali sono gli elementi che ti preoccupano di più quando lo organizzi?
  • Cosa ti impedisce di assumere i servizi di un wedding planner?
  • Cosa sapete del lavoro di wedding planner? Conoscete questa figura?

Dalle risposte, potrai farti un’idea molto più chiara del tipo di partner che vuoi avere come cliente.

Queste informazioni saranno molto utili, ad esempio, per sapere che tipo di azioni di marketing puoi svolgere per promuovere la tua attività.

Ad esempio, ti aiuterà a sapere se vale la pena andare o meno alle fiere del settore X, se dovresti investire più tempo e risorse in canali di marketing X come Instagram, Facebook o Google Ads, se vale la pena avere un blog, ecc. Ciò sarà anche la tua bussola per scoprire quale stile di comunicazione dovrebbe avere il tuo marchio, quali servizi saranno più richiesti, tra le tante altre cose.

3. Cosa considerare quando si crea un preventivo e un contratto di servizio

Qualcosa che può causare non pochi grattacapi, è stabilire un budget per un matrimonio che si adatti alla realtà di ogni progetto.

E quali elementi non dovresti dimenticare ogni volta che inizi a farlo? Ecco alcuni esempi da non trascurare:

  • Dove si svolgerà il matrimonio? Vicino o lontano dal tuo ufficio?
  • Dovrai passare la notte fuori? Dovrai pagare anche i tuoi pasti e quelli della tua squadra?
  • Quante persone faranno parte del vostro team nell’organizzazione del matrimonio?
  • Di quali fornitori avrai bisogno e quali sono le loro tariffe?
  • Il numero di ore che saranno dedicate al matrimonio
  • Il numero di invitati al matrimonio

D’altra parte, non dovresti trascurare il contratto di servizio con i tuoi clienti. In questo modo, hai sempre le spalle coperte, nel caso in cui sorga qualsiasi tipo di conflitto.

Devi avere questo documento PDF firmato prima di iniziare a lavorare con il cliente. È il modo più semplice per evitare incomprensioni. L’ideale è scriverne uno che serva da modello e quindi dovrai solo modificare i dati specifici del cliente.

Alcuni degli elementi che dovresti sempre includere sono:

  • Descrivi nel dettaglio tutti i servizi che offrirai uno per uno, facendo sempre capire cosa non è incluso
  • Le riunioni che avrete in persona o virtuali, e quante
  • Luogo e data di firma del contratto
  • Tutti i dettagli della tua azienda e dei tuoi clienti
  • Data di inizio e fine della fornitura del servizio
  • L’importo totale di questi servizi
  • Modalità e termini di pagamento
  • Clausole che vuoi aggiungere
  • La tua politica di cancellazione/rinvio del matrimonio e protezione dei dati

*Ti consigliamo di farti consigliare dal tuo manager quando crei un contratto da zero o apporti modifiche alle clausole.

4. Dedica del tempo a conoscere i tuoi fornitori e il networking

Organizzare un matrimonio è sinonimo di tanta pianificazione e di avere tanti professionisti diversi, che ti danno una mano nelle rispettive aree di competenza e  non c’è niente di peggio che fare brutta figura con il proprio cliente per qualcosa che non va, a causa della negligenza di un fornitore.

Ecco perché è fondamentale iniziare a creare dall’inizio quella rete di collaboratori che sai non ti deluderà e contribuirà sempre (e per sempre) ai tuoi progetti.

Per raggiungere questo obiettivo un’ottima idea è partecipare a eventi di networking nel tuo settore e sfruttare l’occasione per incontrare professionisti in modo più rilassato e informale.

Da Blom Market, ad esempio, aiutiamo wedding planner e decoratori floreali con tutti gli elementi necessari, affinché i loro matrimoni lascino il segno!

5. Approfitta del mondo digitale e ottieni maggiore visibilità

Apri i tuoi profili sui Social Network

Se sei un wedding planner e non hai una presenza digitale, corri subito e risolvilo!

È la tua grande finestra sul mondo e ti permetterà di ottenere clienti più facilmente. Ovviamente, non basta creare un sito Web e un profilo social e aggiornarlo di volta in volta. 

La chiave è creare contenuti che aiutino le coppie a sapere chi c’è dietro il marchio per far crescere la complicità e la fiducia in te.

Tieni sempre a mente in quale social network si trova il tuo pubblico di destinazione, ad esempio, Instagram e Pinterest possono essere buone opzioni.

Una volta fatto, pianifica in anticipo il tipo di contenuto che vorresti condividere:

  • Foto dei tuoi matrimoni;
  • Foto della decorazione dell’evento, della tua squadra e di te;
  • Messaggi che danno consigli alle coppie su temi di matrimonio;
  • Post che parlano delle tendenze del matrimonio di questa stagione;
  • Tra tanti altri esempi.

Ci sono molti tipi di contenuto a seconda dell’obiettivo di esso.

Se vuoi approfondire la strategia dei contenuti su Instagram, in questo pacchetto gratuito troverai una guida sull’argomento e 30 idee di contenuti per Instagram.

Se hai già un sito web, vale la pena iniziare a scrivere sul tuo blog. La chiave è sapere cosa cercano le coppie e a quali argomenti sono interessati.

Per fare ciò, puoi utilizzare strumenti gratuiti come Answer the Public per scoprire quali parole chiave stanno cercando su Google.

Lo scopo di tutto questo? Che il tuo sito web appaia nelle ricerche di Google quando vengono cercati gli argomenti su cui hai scritto nel tuo blog. E questo, nel medio e lungo termine, si traduce in un flusso costante di visite al tuo sito web e in pubblicità gratuita.

Italian Trulli
Strategia contenuti per Instagram

6. Crea un portfolio che mostri la tua essenza e attiri i clienti

In un’attività come il wedding planning, dove si viene valutati soprattutto da come è stato eseguito l’evento, è fondamentale dimostrare di sapere come si fa il proprio lavoro e come lo si fa.

Ecco perché è essenziale avere un portfolio in cui includere quei progetti di cui ti senti più orgoglioso.

Puoi farlo creando un documento PDF che invii ai tuoi potenziali clienti o che può essere scaricato dal link nella tua biografia su Instagram o sul web. È anche una buona idea avere una sezione specifica sul tuo sito Web in cui esponi i tuoi lavori migliori.

Certo, non bisogna includere tutti i tuoi lavori. Tieni a mente questi elementi quando crei o aggiorni il tuo portfolio:

  • Mostra solo i lavori di cui sei più orgoglioso. E se per qualche motivo ancora non hai immagini o non hai organizzato nessun matrimonio, puoi sempre includere uno shooting insieme ad altri professionisti del settore.
  • Mostra i diversi stili di matrimonio che hai organizzato e che desideri organizzare di nuovo. È anche un modo per mostrare quegli stili che rappresentano il tuo marchio e in questo modo sarà più facile attirare le coppie che cercano qualcosa di simile.
  • Se decidi di creare il tuo portfolio in formato PDF e non hai molta conoscenza degli strumenti di progettazione professionali, puoi fare affidamento su Canva. Troverai molti modelli già creati, anche se il nostro consiglio è di provare sempre a personalizzarli con i dettagli del tuo marchio.

Ci auguriamo che questi suggerimenti ti abbiano aiutato e fornito alcune idee da implementare nella tua attività di wedding planner.

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